Als leidinggevende binnen een moderne politie-organisatie wil je graag dat iedereen van het operationeel en ook administratief & logistiek kader gemotiveerd en geëngageerd aanwezig is, en er echt voor gaat. Maar zoals we allemaal merken en ervaren, is dit niet zo evident. Mensen ‘vallen uit’, worden ziek, ervaren een burn-out, maken traumatische zaken mee die hen doen uitvallen, of zijn afwezig omwille van andere redenen. Vandaar dat we in dit wist-je-datje focussen op hoe je als leidinggevende, samen met de HRM professionals, in onze politie-organisatie een sterk, effectief (= doelgericht) en efficiënt (= de manier waarop) aanwezigheidsbeleid uitbouwt. Noot: meer en meer wordt dit aanwezigheidsbeleid ook het ‘er-wel-zijn’beleid genoemd.
Hier zijn (minimum) vijf kenmerken van een modern aanwezigheidsbeleid:
1// Preventieve maatregelen: Een modern beleid richt zich niet alleen op het aanpakken van afwezigheden nadat ze zich voordoen, maar ook én vooral op het voorkomen ervan. Het biedt werknemers de ondersteuning en middelen om hun welzijn en gezondheid te bevorderen, zoals gezondheidsprogramma's (b.v. ‘hoe omgaan met stress’), flexibele werktijden, en psychologische ondersteuning. Bij een preventief beleid hoort o.a. ook een moderne leiderschapsaanpak. Zeker bij de politie is dit alles dé ruggengraat van een modern er-wel-zijn-beleid.
2// ‘Maatwerk’: Een modern beleid erkent dat de redenen voor afwezigheid divers kunnen zijn, waaronder ziekte of persoonlijke omstandigheden. Andere redenen kunnen sterk werkgerelateerd zijn (b.v. conflicten op de dienst, werkbelasting, prehistorisch leiderschap, traumatische gebeurtenissen, het moeilijker vinden om met negativiteit, agressie, enz. te blijven omgaan). Een sterk beleid biedt werknemers de mogelijkheid om op verschillende manieren hun taken uit te voeren, zoals aangepaste werktijden, en b.v. bij het administratief en logistiek personeel ook ‘werken op afstand’. Een aangepast aanwezigheidsbeleid gaat ook tools, aanpakken, enz. voorzien om werkgerelateerde stressoren aan te pakken en te bespreken (b.v. planningstools, communicatietools, enz.).
3// Cultuur van vertrouwen en open communicatie: Een open cultuur waarin alle personeelsleden (operationeel, administratief en logistiek) zich veilig voelen om hun zorgen en behoeften te uiten, is van cruciaal belang. Alle leidinggevenden en ‘HR ‘moeten in contact staan met medewerkers om mogelijke problemen vroegtijdig te identificeren en oplossingen te bespreken en toe te passen. In zo’n cultuur passen ook workshops, 1-1 gesprekken, enz. om moeilijke topics bespreekbaar te maken en medewerkers te ondersteunen in werkbaar werk en een werkbare werkomgeving. Heel belangrijk, zowel in het kader van dit aanwezigheidsbeleid, maar ook in het kader van b.v. ‘employer branding’ en de uitbouw van een positieve reputatie.
4// Gegevensgestuurde besluitvorming (HR-analytics): Een modern aanwezigheidsbeleid maakt gebruik van data-analyse om trends in afwezigheden te identificeren en de oorzaken ervan te begrijpen. Door deze gegevens te gebruiken, kunnen politieorganisaties gerichte interventies ontwikkelen om de afwezigheid te verminderen en de energie, de positieve ‘drive’, en de inzet te versterken.
5// Terugkeerbegeleiding: Een modern er-wel-zijnbeleid omvat een gestructureerd proces voor werknemers die na een periode van afwezigheid terugkeren naar het werk. Dit omvat mogelijkheden voor re-integratie, aanpassing van taken, en eventuele aanpassingen aan de werkplek om een soepele overgang te garanderen (cf. ook de reïntegratieregels en -wetgeving). Maak de drempel om terug te keren zo laag mogelijk, zodat medewerkers aangemoedigd worden om met goesting terug aan de slag te gaan.
Bespreek ook de situatie als medewerkers ‘fysisch’ terugkeren maar duidelijk laten merken dat het hen niet aanstaat (en ze liever thuis waren gebleven). Maak dit bespreekbaar met hen, niet één keer, maar regelmatig indien nodig. Toon hierbij empathie (= inlevingsvermogen) en ook kordaatheid. Als mensen laten blijkbaar dat ze terugkeren, fysisch, maar niet echt met hun mentale ‘zijn’, kaart je dit dus duidelijk met hen aan en kijk je wat er gedaan kan worden, langs beide kanten, om toch mekaar te vinden. En anders … moeten er beslissingen genomen worden. Een aanwezigheidsbeleid zet immers ook de niet-afwezigen / aanwezigen centraal en laat hen niet ‘besmetten’ door mensen die het niet zien zitten en zich negatief gedragen.
Een modern aanwezigheidsbeleid zet dus zeker het welzijn van werknemers centraal en erkent dat de gezondheid en tevredenheid van werknemers van invloed zijn op de dienstverlening, de productiviteit en het succes van een politie-organisatie. Zeker in de huidige maatschappelijke uitdagingen is zo’n modern aanwezigheidsbeleid een ‘must’. Door proactief en ondersteunend te zijn, kan een modern beleid de afwezigheid verminderen en een positieve werkomgeving bevorderen, voor allen.
Veel succes!
