Wist je dat… heel wat politieorganisaties sterk geconfronteerd worden met personeelstekorten en een hoge werkdruk ? Natuurlijk wist / weet je dat, want als leidinggevende binnen jouw personeelsorganisatie word je er dagelijks mee geconfronteerd. Vaak pieker je erover, lig je er van wakker en weet je als (top)leidinggevende ook niet meer zo goed hoe hiermee om te gaan. Vandaar enkele reflecties en waar mogelijk enkele tips. Hierbij formuleren we dus graag enkele enkele domeinen / terreinen waarop ingezet kan worden. Het zijn geen mirakeloplossingen, maar zetten eerder aan tot reflectie en tot het ‘overwegen van’. Als suggestie willen we graag meegeven om niet direct te denken : “dat kan (bij ons) niet want …”, of “dit kan niet want de wet- en regelgeving zegt …” of “daar hebben we zeker geen tijd voor”, maar om echt te gaan kijken of er toch geen mogelijkheden / kansen inzitten.
1. Vanuit de topleiding : Strategische aanpak
• Prioriteiten stellen en herstructureren
De topleiding dient best prioriteiten te stellen in de operationele activiteiten. En we weten (zoals we vaak horen zeggen) : “alles is prioritair”, maar eigenlijk kunnen we wel de superessentiële zaken scheiden van de ‘normale’ zaken. Door bepaalde eerder niet-kernactiviteiten te herzien of tijdelijk op een lager pitje te zetten, kunnen beschikbare middelen efficiënter worden ingezet. Dit kan ook betekenen dat er tijdelijk een focus komt op essentiële taken, zoals openbare ordehandhaving en dringende interventies. En kiezen is verliezen, maar ook winnen en duidelijkheid creëren, zeker voor medewerkers die operationeel en administratief al honderden ‘acties’ op hun bureau / lijstjes hebben staan, dus zeker belangrijk om focussen te leggen en deze te communiceren.
• Efficiëntie door digitalisering en technologie
Maak gebruik van technologie om administratieve lasten te verlagen en processen te automatiseren. Dit kan de werkdruk verminderen, vooral bij routinetaken zoals rapportage en administratie. Denk bijvoorbeeld aan software voor rapportage en dataverzameling. Artificiële intelligentie (denk aan (de betalende versie van) ChatGPT) kan zeker helpen bij rapportages of het schrijven van rapporten, al was het in een eerste draft ! Uit bv. hospitalen blijkt dat het in ChatGPT ‘insteken’ van voorbeeldverslagen de machine heel makkelijk ook rapporten of verslagen doet genereren in die vorm. Dus : zeker een mogelijkheid om te proberen (rekening houdend met de cyberveiligheid en privacy).
• Gerichte werving en selectie
De topleiding moet best investeren in gerichte wervingscampagnes, inclusief campagnes gericht op diversiteit en inclusie, om een breder publiek aan te spreken. Dit kan helpen om zowel nieuwe medewerkers aan te trekken als tegelijkertijd ondervertegenwoordigde groepen te werven. En zoals we weten : het werven van nieuwe collega’s is geen momentopname meer … het is een continue activiteit, waarbij je merk (= reputatie) als werkgever cruciaal is.
• Samenwerkingen en partnerschappen
Denk aan het opzetten van partnerschappen met bv. private organisaties voor niet-kritieke taken of samenwerking met andere overheidsdiensten om personeelspieken op te vangen. Denk ook aan administratieve ondersteuners (via bv. schoolstagiairs) die heel wat voorbereidend werk kunnen doen, en waarbij in eerste instantie de gepaste attitudes veel belangrijker zijn dan de voorkennis (“hire for attitude, train for skills” (cf. Herb Kelleher, de medeoprichter en voormalige CEO van Southwest Airlines)).
2. Omgaan met werkdruk binnen teams : Teamgerichte aanpak
• Interne herverdeling en taakverlichting
Binnen teams kan het herverdelen van taken verlichting brengen. Sommige taken kunnen tijdelijk worden overgenomen door andere afdelingen of civiele medewerkers, waardoor gespecialiseerde politiemensen meer ruimte krijgen om zich op hun kerntaken te richten. Hierover nadenken is zeker belangrijk, net zoals men in de ‘zorg’ (bv. in WZC) doet. De kerntaken moeten bij de operationele mensen zitten, en alle andere taken (die ook impactrijk zijn) zouden idealiter elders kunnen ondergebracht of voorbereid worden.
• Creëer ruimte voor feedback en dialoog
Teams moeten de mogelijkheid krijgen om openlijk te communiceren over de werkdruk. Door een cultuur van open communicatie te stimuleren, kan men tijdig signalen opvangen wanneer de werkdruk te hoog wordt. Dit kan leiden tot gerichte acties, zoals het herprioriteren van taken, het tijdelijk ontlasten van bepaalde collega’s, enz. En het ventileren op zich is soms al heel belangrijk : het gevoel van ‘gehoord en begrepen te worden’ is immers essentieel als medewerkers door de hoeveelheid en moeilijkheid / complexiteit van het werk heel wat negatieve stress ervaren. Deze ruimte voor feedback en dialoog moet ook duidelijk inzetten op het intern tonen van kwetsbaarheid, en niet op de macho-cultuur, of de “we zijn toch niet zwak”-cultuur of houding !
• Teamcohesie versterken
Investeer in teambuilding en samenwerking. Sterke teams ondersteunen elkaar beter en kunnen de werkdruk beter verdelen. Creëer een omgeving waarin teamleden elkaar kunnen vertrouwen en elkaar helpen in moeilijke tijden. Zeker geen toxische, conflictrijke situaties, die ze vaak in hun dagelijks werk ook al meemaken, maar een aangename, psychologisch veilige sfeer.
3. Individuele ondersteuning : Persoonlijke aanpak
• Mentale en fysieke gezondheidsprogramma’s
Vanuit de organisatie moet er best actief geïnvesteerd worden in gezondheids- en welzijnsprogramma’s, zoals toegang tot psychologen of therapeuten, en sportfaciliteiten om zowel fysieke als mentale fitheid te ondersteunen. En zoals aangegeven : het kunnen bespreken van moeilijke situaties, van de piekerzorgen, enz. is ook essentieel.
• Eerder detecteren van burn-out en stress
Richt je op het vroegtijdig opsporen van symptomen van burn-out en stress door middel van regelmatige gesprekken en bevragingen. Leidinggevenden kunnen getraind worden om de eerste tekenen van stress of burn-out te herkennen en daarop snel in te grijpen. Maak burn-out en bore-out ook bespreekbaar, en maak er zeker geen taboethema van !
• Flexibele werkregelingen
Introduceer flexibele werkregelingen waar mogelijk, zoals parttime werk, glijdende uren, enz. Dit geeft medewerkers ruimte om werk en privé beter te balanceren en kan hun welzijn op korte en lange termijn verbeteren.
• Loopbaancoaching en persoonlijke ontwikkeling
Bied loopbaancoaching aan om medewerkers te helpen bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden of het verkennen van andere taken binnen de organisatie. Door mensen meer autonomie te geven over hun carrière, kunnen ze meer motivatie en voldoening vinden. De personeelsdienst in de eigen organisatie (die daarom o.a. hopelijk meer doet dan alleen de personeelsadministratie) zou hierbij zeker moeten kunnen helpen, en anders kunnen externe experten hierbij zeker ondersteunen.
• Erkenning en waardering
Erkenning van het harde werk van medewerkers, vooral onder hoge druk, kan een enorm positieve impact hebben. Simpele vormen van waardering, zoals het publiekelijk erkennen van prestaties, kunnen helpen om de motivatie en het moreel hoog te houden.
4. Training en ondersteuning voor leidinggevenden
• Leiderschapstraining
Zorg ervoor dat leidinggevenden getraind zijn in het managen van teams met hoge werkdruk. Dit omvat vaardigheden zoals empathisch en coachend leiderschap, stressmanagement (omgaan met eigen en andermans negatieve stress) en het voeren van moeilijke gesprekken met medewerkers die met mentale zorgen of b.v. (tekenen van) burn-out te maken hebben.
• Mentorschap en begeleiding
Leidinggevenden kunnen ook baat hebben bij mentorschap en individuele coaching om hen te ondersteunen bij het omgaan met complexe personeelsvraagstukken, zoals overbelasting en burn-out.
Conclusie
Het omgaan met personeelstekorten en werkdruk binnen de politie vereist een holistische, multi-facet aanpak, dus het tegelijkertijd inspelen op verschillende niveaus en domeinen. Bijvoorbeeld : De topleiding kan strategisch sturen door prioriteiten te stellen, globale werkprocessen te verbeteren en een gerichte werving, selectie en partnershipaanpak op te zetten. Binnen teams is een gezonde en vertrouwensvolle communicatie, samenwerking en taakverdeling cruciaal, terwijl individuen baat hebben bij b.v. flexibele werkregelingen en mentale ondersteuning (op maat). Ook leidinggevenden kunnen best ondersteund worden om b.v. via modern coachend leiderschap hun medewerkers te helpen, en om b.v. moeilijke gesprekken gepast en op maat van de medewerker te kunnen voeren.
Een sterke focus op werknemerswelzijn en bv. de preventie (dus het proactief inspelen op signalen van) burn-out, bore-out of sterke negativiteit (cynisme, sarcasme, negatieve frustraties) kan helpen om de organisatie weerbaar en efficiënt te houden, zelfs in uitdagende tijden. Dit alles betekent dat er op al die diverse terreinen actief en vanuit diverse perspectieven ingezet wordt, dat er geen taboethema’s zijn, en dat er open en eerlijk kan gesproken worden, vanuit een professionele maar ook kwetsbare houding.
