Op vrijdag 11 oktober organiseerde Politie Antwerpen haar eerste leiderschapscongres voor Vlaamse politiezones, met als hoofdthema Psychologische Veiligheid. Een thema dat niet lukraak werd gekozen: het is immers een van de ambities van Politie Antwerpen om de komende te jaren te bouwen aan een psychologisch veilige werkomgeving. De namiddag werd afgesloten met een panelgesprek met Glenn Verspeet (adjunct-korpschef PZ Antwerpen), Lieven Brebels (Professor leiderschap en organisatiegedrag KULeuven), Dominique Van Ryckeghem (adjunct-korpschef PZ Rivierenland) en Jeroen Camps (Organisatiecoach PZ Antwerpen en lector aan Thomas More / Universiteit van Fribourg). Wouter Bruyns (woordvoerder PZ Antwerpen) ging met hen in gesprek en stelde enkele prangende vragen over het thema.
Aftermovie?
In onderstaand artikel wordt via een interview met enkele van de sprekers teruggeblikt op het leiderschapscongres. U kunt eveneens de aftermovie van PZ Antwerpen bekijken om het event nog tastbaarder te maken. Ook vindt u hier een fotoselectie terug.
Psychologische Veiligheid lijkt tegenwoordig een hot topic in de maatschappij. Wat is daar de verklaring voor?
Lieven Brebels: Ik denk dat psychologische veiligheid altijd belangrijk is geweest, maar dat enkele elementen in onze samenleving ervoor zorgen dat we ons meer onveilig lijken te voelen. We komen uit een tijd waar informatie schaars was, mensen een expertise hadden en we met elkaar contact zochten om op die expertise beroep te kunnen doen. Vandaag is informatie overal en zijn er veel meer communicatiekanalen dan vroeger. Daardoor lijken we continu met elkaar in contact te staan, maar op een veel minder kwaliteitsvolle manier dan vroeger. Bovendien gebruiken we die kanalen ook om heel wat gevoelige informatie te delen en hebben we niet altijd vat op welke informatie er rondgaat. Dat helpt natuurlijk niet om ons veilig te voelen.
Hoe kunnen we volgens jullie dan wel aan psychologische veiligheid bouwen?
Dominique Van Ryckeghem: Voor mij is het geven van kwaliteitsvolle feedback het belangrijkst. Jaren geleden begeleidde ik, samen met KULeuven, de stress enquête binnen de Geïntegreerde Politie. Uit dat onderzoek bleek dat op een constructieve manier feedback geven de belangrijkste factor was voor de motivatie, het welbevinden en de prestaties van medewerkers. Alleen is het geven van feedback niet altijd evident en vraagt het ook morele moed.
Glenn Verspeet: Bouwen aan psychologische veiligheid begint met het maken van goede afspraken over wat er dagelijks verwacht wordt en hoe er gewerkt moet worden, tot op het niveau van teams. Binnen Politiezone Antwerpen hebben we meer dan twee jaar gewerkt om voor ieder team heldere werk- en resultaatsafspraken neer te zetten, in nauw overleg met de vakorganisaties. Daarnaast is het belangrijk om voldoende tijd vrij te maken om met je mensen regelmatig in dialoog te kunnen gaan, voldoende check-ins te voorzien zodat ze vertrouwen hebben om voorstellen tot verbeteringen te uiten zonder dat ze bezorgd moeten zijn om commentaar te krijgen of als onzeker of onbekwaam te worden aanschouwd.
We zien dat medewerkers het politiewerk niet meer altijd als prioriteit zien en soms eerder gericht zijn op een nevenactiviteit of hun work-lifebalans. Hoe ga je daarmee best om?
Glenn Verspeet: Het begint opnieuw met goede afspraken maken. Die afspraken kunnen uiteraard afgestemd zijn op de unieke context van elk team. Dat betekent dat er teams zijn waar er meerdere dagen per week thuisgewerkt kan worden, maar ook dat er teams zijn waar slechts één dag per week van thuis uit gewerkt kan worden. Voor mij is psychologische veiligheid ook open kunnen spreken over die afspraken en kunnen bijsturen wanneer blijkt dat eerder gemaakte afspraken het organisatiebelang niet dienen.
Lieven Brebels: We lijken het vandaag soms moeilijk te vinden dergelijke afspraken te maken. De tijdsgeest is veranderd en alles is meer flexibel geworden. Ik denk dat we het werk opnieuw wat meer centraal moeten plaatsen en dat goede afspraken ons daarbij inderdaad kunnen helpen. Het is niet omdat technologie ons toelaat om last minute met elkaar te communiceren dat dat ook wenselijk is. We moeten ons ervan bewust zijn dat de grootste verwezenlijkingen net tot stand komen in interactie met anderen. We moeten teamwerk weer wat meer centraal durven zetten.
Glenn Verspeet: We moeten inderdaad blijven tijd vrijmaken om met elkaar in verbinding te gaan en echt connectie te voelen. Want zonder die verbinding is vertrouwen niet mogelijk. We moeten daarbij niet enkel inzetten op digitale verbinding, maar ook op fysieke verbinding en mentale verbinding. Binnen onze politiezone hebben we geprobeerd een fysieke omgeving te creëren – met onder andere ons Politieplein, onze fitnesszaal, onze diverse vergader- en projectruimtes, onze sporthal, enzovoort – waar mensen gemakkelijk met elkaar in verbinding kunnen komen. Daarnaast proberen we heel wat initiatieven te organiseren zodat onze mensen ook mentaal met elkaar in verbinding kunnen gaan. Daarbij denk ik bijvoorbeeld aan ons GROW-netwerk, ons BOOST-programma en onze interne opleiding rond Verbindende Communicatie. Ik ben me er echter van bewust dat dergelijke initiatieven voor ons gemakkelijker te organiseren zijn dan voor een kleinere zone. Daarom moeten we ook op het niveau van de Geïntegreerde Politie durven nadenken over hoe we dergelijke zaken voor iedereen kunnen organiseren.
We weten dat aan psychologische veiligheid heel wat voordelen verbonden zijn, maar is het verhaal enkel positief? Of zijn er toch ook enkele risico’s?
Jeroen Camps: De voordelen van psychologische veiligheid voor het functioneren en welzijn van medewerkers zijn alom bekend, maar recente studies suggereren inderdaad dat er bij heel hoge niveaus van psychologische veiligheid ook wat risico’s kunnen ontstaan. We moeten in het achterhoofd houden dat psychologische veiligheid draait om het gevoel vrijuit te kunnen spreken mét de intentie om op een positieve manier bij te dragen aan de werking van je team of de organisatie. Wanneer mensen zich wel veilig voelen, maar geen verantwoordelijkheid willen nemen dan lopen we het risico dat psychologische veiligheid doorslaat en tot nadelige gevolgen leidt.
Dominique Van Ryckeghem: Naast die individuele verantwoordelijkheid draait het ook om waarachtigheid. Soms kan iemand het gevoel geven aan psychologische veiligheid te werken zonder echt conclusies te verbinden aan de boodschappen die je hebt gegeven en de afspraken die onderling gemaakt zijn. Dat vormt ook een risico want dan lijkt het enkel alsof iemand je psychologische veiligheid biedt. Even belangrijk zijn dus de feitelijke gevolgen van dergelijke gesprekken.
Nog een laatste vraag: Als jullie één tip mogen geven aan onze lezers, wat zou dat dan zijn?
Glenn Verspeet: Voor mij draait het vooral om bewust, echt tijd te maken voor je medewerkers. Zo bouw je aan die connectie. Ik probeer zelf 60 tot 70% van mijn tijd te spenderen aan bilaterale gesprekken met mensen die rechtstreeks aan mij rapporteren. Enkel zo kan je op dagelijkse basis feedback geven aan je medewerkers en zorg je ervoor dat ze in hun tweejaarlijks evaluatiegesprek niets nieuws horen.
Dominique Van Ryckeghem: Voor mij ligt het tonen van een oprechte interesse in je mensen aan de basis van psychologische veiligheid. Van daaruit kan je samen met je team verder bouwen, maar die oprechte nieuwsgierigheid vormt voor mij echt de basis.
Lieven Brebels: Ik werk zelf in een academische setting, waar een kritische noot aangemoedigd wordt. Daarnaast heb ik ook van thuis uit meegekregen om steeds vrijuit te spreken. Dat maakt dat die nieuwsgierigheid bij mij dermate ingebakken zit, dat er ook een risico bij komt kijken. Ik vind het gemakkelijk om kritisch te zijn en mijn mening te poneren. Voor mij voelt dat heel veilig, maar dat zorgt er natuurlijk voor dat ik het risico loop om anderen hun psychologische veiligheid te bedreigen. Voldoende aan zelfreflectie doen en je bewust zijn van je eigen valkuilen is naar mijn mening dan ook cruciaal.
Jeroen Camps: Wanneer een medewerker openlijk een fout aankaart, moet je beseffen dat dat heel wat moed vraagt. Mogelijks denk je onmiddellijk aan de gevolgen op zo’n moment, maar het is belangrijk om rustig te blijven, op een waarderende manier met die medewerker om te gaan en samen naar een mogelijke oplossing te zoeken. Zo leren medewerkers dat het veilig is om dergelijke fouten aan te kaarten en stijgt de kans dat ze dit in de toekomst doen. Daarnaast vind ik het ook essentieel om op te treden tegen medewerkers die problematisch gedrag stellen. Als je dat niet doet, stuur je het signaal dat dergelijk gedrag getolereerd wordt en faciliteer je cultuurverandering in een negatieve richting.
